Quản Lý Phạm Vi Trong Quản Lý Dự Án (Scope Management)

Trong bất kỳ dự án nào, việc xác định rõ ràng phạm vi là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dự án hoàn thành đúng mục tiêu mà không bị lệch hướng hay phát sinh công việc ngoài dự tính. Đây là lúc quản lý phạm vi (Scope Management) đóng vai trò quan trọng, giúp kiểm soát và xác định giới hạn công việc trong dự án.

1. Quản Lý Phạm Vi Là Gì?

Quản lý phạm vi (Scope Management) là quy trình xác định, kiểm soát và đảm bảo rằng tất cả công việc cần thiết để hoàn thành dự án đều được thực hiện, đồng thời ngăn chặn các công việc không cần thiết có thể gây lãng phí tài nguyên.

2. Tại Sao Scope Management Quan Trọng?

Tránh tình trạng “scope creep”: Tình trạng này xảy ra khi phạm vi dự án mở rộng không kiểm soát, làm tăng chi phí và thời gian.
Định hướng rõ ràng: Giúp đội ngũ hiểu rõ những gì cần làm và tránh làm.
Quản lý tài nguyên hiệu quả: Đảm bảo sử dụng đúng nguồn lực cho các công việc quan trọng.
Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng: Một phạm vi được xác định rõ giúp đáp ứng đúng mong đợi của khách hàng.

3. 6 Quy Trình Quản Lý Phạm Vi Theo PMBOK Guide

Theo PMBOK Guide, Scope Management gồm 6 quy trình quan trọng:

3.1. Lập Kế Hoạch Quản Lý Phạm Vi (Plan Scope Management)

Xác định cách thức xác định, kiểm soát và xác minh phạm vi dự án.
Thiết lập quy trình xử lý thay đổi phạm vi.

Một công ty phát triển phần mềm cần xác định phạm vi ngay từ đầu để tránh việc khách hàng yêu cầu thêm tính năng không có trong kế hoạch.

3.2. Thu Thập Yêu Cầu (Collect Requirements)

Xác định mong muốn, yêu cầu từ các bên liên quan.
Phân loại yêu cầu thành chức năng, phi chức năng và yêu cầu ràng buộc.

Trong một dự án xây dựng nhà ở, việc thu thập yêu cầu từ chủ nhà về số lượng phòng, phong cách thiết kế và vật liệu sử dụng là bước quan trọng.

3.3. Xác Định Phạm Vi (Define Scope)

Tạo tài liệu mô tả rõ ràng về phạm vi dự án.
Bao gồm những gì sẽ được thực hiện và những gì không thuộc phạm vi dự án.

Một dự án triển khai hệ thống ERP cần xác định rõ các phân hệ được triển khai như tài chính, nhân sự, kho hàng để tránh hiểu nhầm.

3.4. Tạo Cấu Trúc Phân Rã Công Việc (Create WBS – Work Breakdown Structure)

Chia nhỏ công việc dự án thành các phần dễ quản lý.
Giúp đội ngũ hiểu rõ từng nhiệm vụ và tránh bỏ sót công việc quan trọng.

Một công ty tổ chức sự kiện sẽ chia công việc thành các nhóm như: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, đồ ăn,… để dễ theo dõi và phân công trách nhiệm.

3.5. Xác Minh Phạm Vi (Validate Scope)

Xác nhận đầu ra của dự án với khách hàng hoặc các bên liên quan.
Đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng đúng yêu cầu.

Trong một dự án thiết kế, trước khi bàn giao, khách hàng sẽ kiểm tra sản phẩm có đúng với yêu cầu thiết kế hay không.

3.6. Kiểm Soát Phạm Vi (Control Scope)

Giám sát phạm vi dự án để đảm bảo không có sự thay đổi không mong muốn.
Xử lý yêu cầu thay đổi một cách hợp lý.

Trong một dự án xây dựng, nếu khách hàng yêu cầu thêm một phòng mới, đội quản lý dự án sẽ đánh giá tác động đến chi phí và tiến độ trước khi phê duyệt thay đổi.

Quản lý phạm vi là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch mà không phát sinh công việc ngoài phạm vi. Bằng cách áp dụng 6 quy trình trên, các nhà quản lý dự án có thể kiểm soát tốt phạm vi, tối ưu nguồn lực và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

thanhvancloud.com