Tiếp tục với chủ đề quản lý dự án và kỹ năng phân tích nghiệp vụ, bài viết ngày hôm nay mình sẽ đề cập sâu hơn tới vai trò, nhiệm vụ của 1 BA trong dự án, phân tích những hiểu lầm, và giới thiệu các phương pháp quản lý dự án phổ biến mà bạn nên biết.

Các bạn có thể đọc một bài viết khác của mình đã nêu các khái niệm về phân tích nghiệp vụ, nghề phân tích nghiệp vụ, các nhóm kiến thức chính tại đây.

Tuy nhiên, với những bạn chưa đọc bài viết trên, mình cũng xin trích lại ngắn gọn bên dưới.

Phân tích nghiệp vụ là gì?

Phân tích nghiệp vụ (PTNV) là hoạt động thực tiễn nhằm tạo ra sự thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất những giải pháp khả thi có thể chuyển giao giá trị cho các bên liên quan.

PTNV = Khơi gợi yêu cầu + Đề xuất giải pháp

Có thể coi công việc PTNV gồm 2 nhiệm vụ chính là khơi gợi yêu cầu và đề xuất giải pháp. Tuy nhiên, xét trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, nó sẽ đúng hơn trong môi trường outsource, còn đối với môi trường product, nhiệm vụ của BA sẽ không chỉ có vậy, mà còn đi sâu hơn về những yêu cầu kinh doanh, chiến lược khác.

Chuyên viên phân tích nghiệp vụ

Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) là người thực hiện các tác vụ phân tích nghiệp vụ bất kể chức danh công việc hoặc vai trò của họ trong tổ chức là gì.

BA vừa là một nghề, vừa là một kỹ năng

BA có thể là business analyst hoặc có thể là business analysis. Không phải chỉ chuyên viên phân tích nghiệp vụ mới cần đến kỹ năng phân tích, các vị trí quan trọng khác của dự án như PM, PO, DA, SA, marketer,… đều cần có kỹ năng này.

Phân biệt BA, DA, PM, PO

Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst – Business Analysis)
Chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst – Data Analytics)

Analysis: phân tích VS Analytics: phân tích bằng máy vi tính
Kết quả của DA là input cho BA. BA dựa vào những phân tích dữ liệu đó để đưa ra những quyết định như: có nên phát triển sản phẩm này không, phân tích người dùng, phát triển tính năng A có hiệu quả không, dự báo các rủi ro, cơ hội,…

Quản lý dự án (Project Manager – PM): quản lý tổng thể dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, bao gồm 05 giai đoạn: khởi xướng, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kiểm soát, kết thúc.
Chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner – PO): vị trí này có trong mô hình Scrum. Là người lên kế hoạch cho mọi thứ liên quan đến sản phẩm từ nghiên cứu, thiết kế, kế hoạch phát hành, timeline,…

Trong team phát triển, thì PM sẽ đóng vai trò dẫn dắt có quyền quyết định, giống như 1 leader. Còn trong mô hình Scrum, các vị trí có vai trò quan trọng như nhau, tức là PO không phải là 1 leader.

Các dạng BA

Ta có 3 dạng BA, nghe tên có lẽ các bạn cũng đoán được nó mang ý nghĩa gì:

• Non-IT BA: Là những BA không phải về IT, thường là các mảng ngoài công nghệ hoặc các công ty product. Background của họ có thể là quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng, marketing,…. Chủ yếu liên quan đến business requirement và solution requirement.

• IT BA: Là những BA có nền tảng IT. Thường các bên outsource sẽ yêu cầu BA có hiểu biết về IT để có thể dễ dàng làm việc với team dev và khách hàng, dự trù được timeline và độ khó của công việc. Chủ yếu liên quan đến stakeholder requirement và solution requirement (liên quan đến nội dung ở phần Nhiệm vụ bên dưới nhé).

• Hybrid BA: Chính là đỉnh cao BA có thể làm cả business requirement, stakeholder requirement và solution requirement.

Cơ hội nghề nghiệp

Bạn cần phân biệt giữa chức danh và vị trí để hiểu rõ thứ mình muốn đạt được là gì.

Chức danh:

• Là vị trí được tổ chức, doanh nghiệp, công ty đặt tên và công nhận
• Thể hiện chức năng nhiệm vụ nào đó về chuyên môn
• Khác nhau tùy thuộc vào cách gọi của công ty

Vị trí:

• Thể hiện vai trò, địa vị trong một tổ chức, tập thể
• Thể hiện quyền hạn trong 1 tổ chức
• Quy định theo sơ đồ tổ chức
• Quản lý hoặc không phải quản lý

Các bạn cần phân biệt được chức danh và vị trí để xem thứ mình muốn đạt được là gì. Từ đó cải thiện mảng kiến thức hay kỹ năng của bản thân.

Bạn đừng lầm tưởng những vị trí có chữ “manager” thì sẽ làm sếp nhé. Chỉ đơn giản đó là công việc mang tính chất quản lý, và bạn vẫn chỉ là một chuyên viên mà thôi.

Vai trò của BA

Vai trò của BA trong mối quan hệ với các bên liên quan

Trước đây, mình từng hiểu nhầm rằng BA là cầu nối giữa PM và dev đối với công ty product, và là cầu nối giữa khách hàng và dev với công ty outsource. Càng tìm hiểu mới càng vỡ lẽ, hóa ra BA đóng vai trò “làm dâu trăm họ”:

Vai trò của BA liên quan đến nhiệm vụ

Xét về khía cạnh nhiệm vụ hoạt động thì BA có thể xuất hiện trong tất cả các giai đoạn phát triển của dự án từ phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử, triển khai, bảo trì. Tuy nhiên mức độ tham gia sẽ khác nhau. Với bản thân Vân, mình chủ yếu tham gia vào giai đoạn analysis và testing. Các giai đoạn còn lại chỉ giám sát, nghiệm thu, đưa thêm góc nhìn, giải pháp cho các bạn ấy thực hiện.

*Tùy theo các phân chia giai đoạn và SDLC có thể gồm 6 hoặc 7 bước.

Nhiệm vụ của BA

Nhiệm vụ của BA được chia thành 3 mảng chính: business requirement, stakeholder requirement và solution requirement.

Trong đó non-IT BA sẽ liên quan nhiều đến business requirement và solution requirement: kinh doanh và giải pháp.

Còn IT BA sẽ liên quan nhiều đến stakeholders requirement và solution requirement: các yêu cầu và giải pháp.

Chú thích màu:

Màu xanh lá: Phương pháp Agile

Màu vàng: Phương pháp truyền thống

Màu hồng: Các bên liên quan sử dụng tài liệu

Đương nhiên là 1 BA không thể có 3 đầu 6 tay để làm hết công việc và đống tài liệu trên. Một số nội dung có thể được thực hiện bởi bộ phận/vị trí khác như: Marketing (MRD), PM (BRD, product vision), Thiết kế (mockup/prototype),… Tuy nhiên, tại các công ty nhỏ, BA có thể kiêm nhiệm cả các phần này để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Trên thực tế, tại Việt Nam, phương pháp Agile chưa được vận dụng đúng do vấn đề hiểu biết về phương pháp này còn hạn chế cũng như việc ứng dụng tại Việt Nam cần điều chỉnh cho phù hợp bối cảnh. Thế nên bạn đừng ngại kết hợp giữa phương pháp truyền thống và Agile nhé. Hãy nhớ chúng chỉ là công cụ mà thôi, làm sao để đạt được kết quả tốt nhất là bạn đã thành công rồi.

Các phương pháp quản lý dự án

Có rất nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, trong đó có 2 phương pháp phổ biến hơn cả là Waterfall và Agile.

Waterfall là mô hình thác nước, các task sẽ được làm lần lượt từ giai đoạn này đến giai đoạn khác.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ thực hiện
• Dễ hiểu và dễ quản lý
• Các giai đoạn rõ ràng, công việc không chồng chéo
• Phù hợp với các dự án nhỏ, đơn giản

Nhược điểm:

• Không có kế hoạch dự phòng nên khó xử lý vấn đề phát sinh
• Cứng nhắc, khó thay đổi yêu cầu, phạm vi dự án

Khác với Waterfall, Agile không thực hiện các task theo từng mốc cố định, mà là một loại mô hình gia tăng, phát triển dựa trên quy trình phát triển lặp đi lặp lại.

Mỗi một giai đoạn nhỏ mà ta gọi là sprint sẽ bao gồm các công việc như của waterfall, tuy nhiên mức độ hoàn thiện sẽ ở mức thấp. Qua từng vòng lặp tiếp theo, các tính năng sẽ dần được hoàn thiện.

Ưu điểm:

• Khách hàng và người quản lý có thể tham gia và điều chỉnh ngay trong giai đoạn phát triển
• Linh hoạt, không nhất thiết phải tuân theo kế hoạch
• Nhanh chóng phát hiện lỗi, giảm thiểu rủi ro
• Nhanh chóng cung cấp sản phẩm cho khách hàng (có thể là bản MVP trước)

Nhược điểm:

• Không có thời hạn, chi phí cụ thể nên dễ bị quá hạn, vượt chi phí
• Khó quản lý đối với 1 team lớn hơn khoảng 10 người
• Có thể gây thiếu gắn kết với mục tiêu cuối cùng nên dễ bị lệch mục tiêu

Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, các bạn hãy vận dụng phù hợp với đặc điểm của dự án, nguồn lực, bối cảnh của bản thân nhé!